Record management is the practice of destroying data-records that have met their
end-of-life time. "Zaakgericht werken" prescribes the archiving terms for cases
that have been brought to an end.
The ArchiefBeheerComponent (ABC) provides functionality for record
managers to schedule destruction of cases according to the archiving parameters.
It implements a multi-step, multi-role accordance process.
The demo mode is enabled and allows you to use this application, as seen from different
roles. When you open the application, a tutorial is shown on the right side of the screen that explains all
steps. You can freely explore this demo and even see the results in the configured
Open Zaak instance. The demo data
will be reset multiple times per day.
Here are the roles available in the demo:
- The recordmanager initiates the proces to destroy cases and generates the list of destruction.
- Executes quality control over the list, checks if there are relations that can’t be disconnected when the file is destroyed and if there are cases on the list that can’t be destroyed because of an exemption due to the criteria mentioned in the ‘selectielijst’ (this is the archiving policy list with all the storage periods per zaaktype/process and allowed exemptions).
- Makes sure the destruction list is forwarded to the process owner.
- As the owner of the information, checks if all the cases on the list can be destroyed. Asks the question: Is the file still needed for the current business operation?
- Exempts files that are still needed and gives the argumentation for that.
- Approves the list, so it can be forwarded (in exctracted form/proces verbaal) to the municipal archivist/supervisor. Or sends the list back to the record manager, if there are exceptions/exemptions.
- Approves (after the approval of the municipal archivist and the actual destruction) the proces verbaal.
- Checks the request/proces verbaal from the process owner.
- Rejects or gives approval for the destruction.
Start tutorial
Archiefbeheer draait om het vernietigen van gegevens die aan het einde van hun
levensduur zijn gekomen. Zaakgericht werken schrijft de archiveringsvoorwaarden
voor, voor zaken die zijn beëindigd.
De ArchiefBeheerComponent (ABC) biedt functionaliteit voor archiefbeheer
om de vernietiging van zaken in te plannen volgens de archiveringsvoorwaarden.
De ABC volgt een proces dat uit meerdere stappen bestaat, over verschillende
rollen.
De demo mode is geactiveerd en stelt u in staat om deze applicatie te gebruiken vanuit het
perspectief van verschillende rollen. Wanneer u de applicatie opent, wordt er rechts zelfstudie scherm
weergegeven waar alle stappen staan uitgelegd. U kunt deze demo vrij verkennen en zelfs de resultaten zien in
de gekoppelde Open Zaak. Alle demo
data wordt meerdere keren per dag gereset.
Hier vindt u de verschillende rollen die in de demo beschikbaar zijn:
- Initieert het vernietigingsproces door de vernietigingslijst van de betreffende archiefdelen (te vernietigen zaken) te genereren.
- Voert een kwaliteitscheck uit op de vernietigingslijst. Checkt de lijst of er geen relaties zijn die niet verbroken mogen worden en checkt of er geen zaken op de lijst staan die niet vernietigd mogen worden, zoals bijvoorbeeld hotspots. Zie uitzonderingscriteria op de vigerende selectielijst. Zorgt voor een juiste argumentatie bij de uitzonderingen en past de metadata van de betreffende zaak aan.
- Routeert de vernietigingslijst naar de juiste proceseigenaar.
- Checkt als informatie-eigenaar of de zaken op de vernietigingslijst daadwerkelijk vernietigd mogen worden. Stelt daarbij de vraag: Zijn er zaken nog relevant voor de bedrijfsvoering.
- Zondert die zaken, met een bedrijfsbelang beargumenteerd uit.
- Accordeert de Vernietigingslijst, zodat deze doorgezet wordt naar de gemeentearchivaris, of teruggezet wordt naar de recordmanager wanneer deze niet geaccordeerd is, of als er uitzonderingen zijn.
- Accordeert na toestemming van de gemeentearchivaris en de daadwerkelijke vernietiging het proces verbaal/vernietigingsverklaring.
- Toetst het vernietigingsverzoek aan de hand van de concept procesverbaal.
- Geeft aan de hand van het proces verbaal een negatief, of positief advies.
Start zelfstudie